Bestes Anschreibenformat für Stellen in der Verwaltung
Verwaltungsprofis sind Organisationstalente. Stelle dein Können mit einem gut formatierten Anschreiben unter Beweis! Inhalt des Bewerbungsschreibens:
- Kopfzeile
- Begrüssung / Anrede
- Einleitung
- Mittelteil (Textkörper)
- Letzter Absatz (Schluss und Handlungsaufforderung)
Die Abschnitte sind Standard, ihr Inhalt jedoch nicht. Überlege dir, bevor du in die Tasten greifst, bei welcher Art von Unternehmen du dich bewirbst. Informiere dich über seine Kultur und Mission. Versuche möglichst herauszufinden, mit wie vielen Personen du arbeiten wirst. Orientiere dich an diesen Informationen, um den Ton zu treffen und die richtige Botschaft auszusenden.
Anschreiben sind Einzeldokumente
Was ist damit gemeint? Du schreibst nicht einen Brief, sondern Variationen über ein Thema. Warum? Dafür gibt es zwei Gründe:
- Jeder Job ist anders. Das muss sich auch im administrativen Anschreiben widerspiegeln.
- Vergiss das Bewerbermanagementsystem nicht. Füge Schlüsselwörter und Kernsätze nicht nur im Lebenslauf, sondern auch im Anschreiben ein.
Überprüfe das Anschreiben bei jeder neuen Bewerbung und passe es an die Anforderungen des potenziellen Arbeitgebers an.
In der ausführlichen Anleitung für Anschreiben geben wir dir allgemeine Tipps zu diesem Thema. Nachfolgend erfährst du hingegen, wie du die einzelnen Absätze inhaltlich möglichst optimal gestaltest.
Das folgende Beispiel eines administrativen Anschreibens zeigt das Prozedere im Überblick:
Guten Tag Frau Hofstetter
Als juristischer Verwaltungsassistent bin ich an die anspruchsvolle Tätigkeit aus Ihrer Stellenausschreibung gewöhnt. Ich befinde mich gerade in der Ausbildung zum juristischen Mitarbeiter und interessiere mich für alle Rechtsgebiete. Die befristete Stelle liesse sich gut mit meiner Ausbildung vereinbaren.
Ich habe mehrere Jahre als Verwaltungsassistent bei zwei bekannten Kanzleien gearbeitet, Mitarbeiter im Front- und Backoffice unterstützt und viel Erfahrung in der korrekten und prompten Erledigung von administrativen Aufgaben und Büroarbeit gesammelt. Als Anerkennung dessen durfte ich bei drei der aufsehenserregendsten Fälle assistieren und konnte mich dabei an die unterschiedlichen Aufgaben im Rahmen von Projekten gewöhnen.
Ich habe mich für eine Weiterbildung im Verwaltungsbereich entschieden, weil mich organisatorische Tätigkeiten interessieren und ich mir weitere Kenntnisse in diesem Bereich aneignen möchte, um Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte kompetent zu unterstützen und juristische Prozesse bis ins Detail zu verstehen.
Ich würde mich über eine Antwort freuen und gerne bei einem Treffen näher über die Rolle und Ihre Erwartungen sprechen.
Freundliche Grüsse,
Peter Müller
Anschreiben-Kopfzeile
Nutze diesen Gestaltungsspielraum deines administrativen Anschreibens voll aus. In der Verwaltung gibt man sich ja allgemein gerne ruhig und gelassen. Bring auch du diese Haltung mit einer sauberen und ansprechenden Kopfzeile zum Ausdruck.
So hast du der Kopfzeile neben deinen Kontaktdaten noch einen Pluspunkt hinzugefügt. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse und die direkteste Telefonnummer in einer deutlichen Schriftart.
Versuche, mit der Kopfzeile Eindruck zu machen, achte aber darauf, dass alles leserlich ist. Lege dir keine Hindernisse in den Weg. Sei für Recruiter einfach erreichbar. So bessert sich die Aussicht auf ein Vorstellungsgespräch.
Sei offen für eine telefonische Vorauswahl oder einen Videochat. Bereite dich genauso darauf vor wie bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch. Die telefonische Vorauswahl hat den Vorteil, dass du dich nicht fein machen musst und dir zur Erinnerung Notizzettel bereitlegen kannst.
Ziel dieses Abschnitts: Begründe dein Image als gut organisierte Fachkraft und stelle sicher, dass deine Kontaktdaten im Vordergrund stehen.
Anschreiben-Begrüssung
Die Begrüssung des administrativen Anschreibens ist kurz aber vielsagend. Warum? Menschen freuen sich, wenn sie mit Namen angeredet werden. «Der eigene Name ist für eine Person in jeder Sprache von unvergleichlichem Wohlklang», so Selbstverbesserungs- und Coaching-Guru, Dale Carnegie.
Beginne darum mit dem Namen des Einstellungsmanagers oder deiner potenziellen Chefin, sofern du diesen finden kannst. Mit einer förmlichen Anrede bist du auf der sicheren Seite, vor allem wenn unklar ist, ob so etwas wie «Hallo allerseits» gut ankommen würde. Beginne also mit «Guten Tag Herr/Frau [Nachname]». Kontrolliere doppelt und dreifach, ob der Name richtig geschrieben ist.
Du hast den Namen der Kontaktperson nicht finden können? Schreibe einfach «Guten Tag». «Geschätztes _____-Team» geht in Ordnung, wenn es zur Unternehmenskultur passt.
Das Muster-Anschreiben unten bleibt bei «Guten Tag Herr/Frau [Nachname]», weil man damit nichts falsch machen kann.
Ziel der Anschreiben-Begrüssung: Spricht die Einstellungsmanagerin möglichst namentlich an, um sie auf deine Seite zu ziehen.
Guten Tag Frau Hofstetter
Anschreiben-Einleitung
Die administrative Funktion ändert sich. Manche Aufgaben werden mittlerweile von Artificial Intelligence Assistants übernommen. Zeige daher in der Einleitung deines administrativen Anschreibens, was du der KI voraus hast.
Laut FastFuture hat die KI noch nicht gelernt, bei Kunden nachzuhaken, Computer zu programmieren, mit Büro-Persönlichkeiten umzugehen, Prioritäten zu setzen oder Computerdaten zu interpretieren. Konzentriere dich in der Einleitung auf diese anspruchsvollen Aufgaben und zeige, wie du dich darauf vorbereitest, die Rolle in Zukunft auszufüllen. Finde einfach eine Antwort auf die Frage: «Warum sollten ich Sie einstellen». Erkläre, dass du mehr kannst, als Telefonanrufe entgegennehmen oder Termine vereinbaren.
Überzeuge den Recruiter davon, dass du eine echte Verstärkung für das Team bist, sonst fällst du unter den Tisch.
Ziel der Anschreiben-Einleitung: Verweise auf anspruchsvolle Kompetenzen, die dich zu einer echten Verstärkung machen.
Als juristischer Verwaltungsassistent bin ich an die anspruchsvolle Tätigkeit aus Ihrer Stellenausschreibung gewöhnt. Ich befinde mich gerade in der Ausbildung zum juristischen Mitarbeiter und interessiere mich für alle Rechtsgebiete. Die befristete Stelle liesse sich gut mit meiner Ausbildung vereinbaren.
Administratives Anschreiben – Mittelteil (Textkörper)
Untermaure jetzt die Kernbotschaft aus der Einleitung mit glänzenden Beispielen aus deiner Laufbahn. Erkläre, warum du die Stelle haben möchtest. Zeige anhand von Berufserfolgen, dass du im Büro nicht nur alles reibungslos abwickelst, sondern auch Abläufe optimierst und neue Aufgaben übernimmst.
Versuche dich an Momente zu erinnern, wo zig Aufgaben auf einmal fällig waren und das Büro nur deshalb nicht kollabiert ist, weil du einen kühlen Kopf bewahrt hast. Klingt vielleicht etwas übertrieben (oder vielleicht auch nicht) – Hauptsache ist, man sieht, dass du dich bewährt hast, als es hart auf hart kam.
Markiere Berufserfolge am besten mit Aufzählungszeichen: So sparst du Platz (weil sich Dinge wie «in meiner letzten Position, konnte ich …» erübrigen und du gleich zur Sache kommst). Ausserdem lockerst du den Text etwas auf.
Zeige mit den Geschichten und Formulierungen, wer du bist. Füge auch Details und Daten in den Mittelteil ein, die im Lebenslauf aus Platzgründen fehlen.
Lies das folgende Anschreiben, um zu sehen, wie es geht.
Ziel des Anschreiben-Textkörpers: Hinterlasse bei der Recruiterin den Eindruck, dass du multitaskingfähig und äusserst stressresistent bist, und zeige etwas von deiner Persönlichkeit.
Ich habe mehrere Jahre als Verwaltungsassistent bei zwei bekannten Kanzleien gearbeitet, Mitarbeiter im Front- und Backoffice unterstützt und viel Erfahrung in der korrekten und prompten Erledigung von administrativen Aufgaben und Büroarbeit gesammelt. Als Anerkennung dessen durfte ich bei drei der aufsehenserregendsten Fälle assistieren und konnte mich dabei an die unterschiedlichen Aufgaben im Rahmen von Projekten gewöhnen.
Ich habe mich für eine Weiterbildung im Verwaltungsbereich entschieden, weil mich organisatorische Tätigkeiten interessieren und ich mir weitere Kenntnisse in diesem Bereich aneignen möchte, um Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte kompetent zu unterstützen und juristische Prozesse bis ins Detail zu verstehen.
So schliesst du ein administratives Anschreiben ab (Schluss und Verabschiedung)
Beende das administrative Anschreiben mit einem Paukenschlag, der im Recruiter so lange nachhallt, dass du dir das Vorstellungsgespräch verdient hast. Verbreite Zuversicht, dass du das Büro im Griff haben und der gesamten Belegschaft tatkräftig unter die Arme greifen wirst.
Erwähne erneut, warum du gut zu der Stelle passt. Werde dann etwas persönlicher. Erläutere, warum du bei dem Unternehmen arbeiten möchtest (keine Schmeicheleien, ein paar Komplimente genügen) oder wie du Befriedigung aus guter Arbeit ziehst. Lass etwas ungesagt, das eine gute Frage für das Vorstellungsgespräch wäre.
Bitte um ein Vorstellungsgespräch und verabschiede dich respektvoll mit «Freundliche Grüsse» oder «Beste Grüsse».
Ziel dieses Teils: Erinnere den Recruiter, warum du bestens zu der Stelle passt und bitte um ein Vorstellungsgespräch.
Ich würde mich über eine Antwort freuen und gerne bei einem Treffen näher über die Rolle und Ihre Erwartungen sprechen.
Freundliche Grüsse,
Peter Müller
