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Geschrieben von Susan ShorSusan Shor

Lebenslaufbeispiel für Verwaltung + Schreibassistent

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Lebenslaufbeispiel für Verwaltung  + Schreibassistent
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Auswahl des besten Lebenslaufformats für Verwaltungsfachkräfte

Verfasse deinen Lebenslauf am besten in umgekehrter chronologischer Reihenfolge, damit liegst du allgemein im Trend. Beginne im Abschnitt zur Erfahrung also von deiner letzten Position an abwärts.

Wähle unter folgenden Gegebenheiten hingegen eine chronologische oder hybride Reihenfolge aus unseren verfügbaren Lebenslaufformaten:

  • Du bist neu auf dem Arbeitsmarkt
  • Du bist eine erfahrene Arbeitskraft
  • Du bist Quereinsteiger/in
  • Du hast viele verschiedene Laufbahnen verfolgt

Halte dich sonst an das altbewährte Format in umgekehrter chronologischer Reihenfolge. Recruiter/innen ist es viel lieber so.

Profilbeispiel – Lebenslauf: Folge deiner Berufung

Verwaltungsfachkräfte können das Gesicht der Abteilung oder gar der Organisation sein. Stil ist also Trumpf. Bringe deine Persönlichkeit im Profil des administrativen Lebenslaufs auf Hochglanz! Punkte durch positive Einstellung und zwei oder drei deiner grössten Leistungen am Arbeitsplatz, um zu zeigen, dass du die richtige Besetzung bist. 

Manche Verwaltungsfunktionen sind Einstiegspositionen. Konzentriere dich in dem Fall auf organisatorische, verwalterische und kollaborative Kompetenzen. Beziehe dich auf Beispiele aus Ausbildung oder Praktika.

Keine falsche Bescheidenheit. Beschränke die Beschreibung deiner grössten Leistungen aber auf ein oder zwei Sätzen. Formuliere im aktiven Verbalstil eine positive Beschreibung von dir selbst. Festige den Eindruck mit einem Satz über deine Arbeitseinstellung und Arbeitsweise. Gleiche Kompetenzen und Eigenschaften mit den Stellenanforderungen ab.

Lebenslauf-Profilbeispiel

Versierte Verwaltungsassistentin mit über 7 Jahren Büroerfahrung, spezialisiert auf Administration, Problemlösung, Planung und optimale Assistenz. Wertvolle und entlastende Assistenz des Führungspersonals. Speditive Arbeitsweise, schnelle Einarbeitung in Computersoftware und Ablagesysteme.

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Berufserfahrungsbeispiel – Lebenslauf: dein Karriereblatt

Dokumentiere im Abschnitt zur Berufserfahrung deines Lebenslaufs alle Funktionen, die du bis zum aktuellen Zeitpunkt deiner Karriere ausgeübt hast. Beschränke deinen Zeithorizont auf zehn Jahre, denn du verwendet sicher nicht mehr das gleiche Handwerkszeug wie vor dieser Zeit. Konzentriere dich auf aktuelle und relevante Kompetenzen.

Mach aus jedem Stichpunkt eine Erfolgsgeschichte. Du hattest nicht einfach Telefondienst, sondern warst die erste Kontaktstelle der Organisation und hast Kundenprobleme gelöst, bevor sie eskaliert sind.

Belege deine Aussagen mit Daten und Details. So lernen Einstellungsmanager dich und deine Fähigkeiten besser kennen.

Guter Tipp

Organisation des Terminkalenders, Vorbereitung von Gerichtsterminen, Kontrolle und Ablage von Dokumenten für 7 Anwälte und 20 Anwaltsassistent/innen einer Kanzlei.

 

Schlechter Tipp

Ich habe in einer kleinen Anwaltskanzlei Termine vereinbart und Akten abgelegt.

Du findest unten eine anpassbare Schilderung der Berufserfahrung im Lebenslauf.

Zur Kopie: Lebenslauf-Berufserfahrungsbeispiel

Verwaltungsassistentin bei Luag AG, Eglisau
2010 — Heute

  • Rechte Hand der Produktionsleitung, Unterstüztung sämtlicher Aspekte der Produktion und Büroverwaltung.
  • Zuständig für Datenanalyse und -auswertung, Abwicklung von Versand, Anlieferung und Materialbestellung.
  • Ansprechpartner aller Abteilungen, einschliesslich Qualitätskontrolle, Rechnungswesen und Geschäftsleitung.
  • Entlastung des Führungspersonals durch Übernahme des gesamten Kundenkontakts der Firma, einschliesslich Laufkundschaft, E-Mail, Telefon und Fax.
  • Koordination und Planung aller Meetings, Termine, Vorstellungsgespräche und Inspektionen.
  • Problemlösung in den einzelnen Abteilungen in Hinblick auf fristgerechte Produktion.
  • Sicherstellung eines guten Kundendienstes in Hinblick auf die zügige Lösung von Kundenproblemen.

 

Verwaltungsassistentin bei Solzer, Mellingen
2007 — 2010

  • Assistentin der Betriebsleitung, Unterstützung von Werks- und Büropersonal.
  • Übernahme eine Reihe von administrativen Aufgaben: Verwaltung von Fertigungsplänen, Einkauf von Betriebsmitteln und Beauftragung von Anbietern.
  • Gewandte Unterstützung von Mitarbeitern, Kunden und Führungspersonal bei der Lösung von Problemen und Herausforderungen.
  • Flankierung von Arbeitsabläufen zwischen den Abteilungen mittels Telefonkonferenzen, Meetings, Korrespondenz und Terminplanung.
  • Sachgerechte und zügige Bearbeitung aller Auftragseingänge und Delegierung entsprechender Aufgaben zur Unterstützung der Produktion.

 

Büroassistentin bei Pilatos, Rorschach
2005 — 2007

  • Assistentin des Verwaltungspersonals und erste Anlaufstelle für Besucher und Kunden.
  • Betreuung von Telefonanlage und E-Mail-System, zeitgerechte Bestellung von Büromaterial.
  • Senkung von Lieferkosten durch akurate Bestandsverwaltung, Angebotsanforderung und kostengerechten Einkauf.
  • Prompte Bearbeitung von Kundenanfragen.
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Verwaltungsfachkräfte – Kompetenzbeispiel: effiziente Botschaft

Recruiterinnen blicken vermutlich erst kurz auf diesen Abschnitt, bevor sie sich dem Profil oder der Berufserfahrung zuwenden. Sie möchten wissen, ob du über die geforderten Kompetenzen und Eigenschaften verfügst.

Aber welche Kompetenzen benötigst du denn für administrative Tätigkeiten? Ein Grundstock technischen Könnens, darunter allerlei Arten von Software, sowie Organisationstalent und Standfestigkeit sind Teil des Anforderungsprofils.

Als Verwaltungsfachkraft landet alles Mögliche auf deinem Schreibtisch, sodass vieles parallel zu Arbeitspensum und Problemlösung zu erledigen ist. Das erfordert Temperament und organisatorische Fähigkeiten. Verfasse den Abschnitt zu dem Kompetenzen möglichst so, dass fachliche, technische und soziale Aspekte der Büroarbeit darin vorkommen. 

Zur Kopie: Lebenslauf-Kompetenzenbeispiel
  • Administrative Unterstützung
  • Bestandskontrolle
  • Terminplanung
  • Veranstaltungsplanung
  • Diktat
  • Redaktion und Lektorat
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Ausbildungsbeispiel – administrativer Lebenslauf:

Viele Verwaltungsfachkräfte werden angelernt. Der Abschnitt zur Ausbildung enthält also im Grunde deinen Schulabschluss. Führe auch Verwaltungskurse oder höhere Fachprüfungen auf.

Du findest unten ein Beispiel dafür als Formatvorlage:

Zur Kopie: Lebenslauf-Ausbildungsbeispiel

Verwaltungsassistentin, IMD Business School, Stans
2008 — 2010

Matura, Kantonsschule Wettingen, Wettingen
September 2004 — Mai 2008

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